Over NAW-gegevens is een hele hoop te vertellen. Om een goede start te maken is het belangrijk om te weten wat er nu precies onder de NAW-gegevens valt. NAW is een afkorting. De N staat voor naam. De A staat voor adres en de W staat voor woonplaats. Ze zijn bedoeld om een persoon te kunnen identificeren. Deze gegevens heb je daar altijd voor nodig. De NAW-gegevens vallen onder de wet AVG (Algemene verordening gegevensbescherming). Uiteraard heb je ook voor organisaties NAW-gegevens.
Als organisatie heb je graag de NAW-gegevens van jouw klanten. Dit is niet alleen nuttig om precies te weten wie er bedoeld wordt. Het is soms ook noodzaak. Denk bijvoorbeeld aan een veel voorkomende naam als Jan bakker. Niemand weet dan precies over wie je het hebt. Maar met de NAW-gegevens weet je dat wel. Er zullen niet veel mensen met precies dezelfde naam op hetzelfde adres wonen. Bedrijven hebben deze informatie onder andere nodig om een factuur op te maken of om bijvoorbeeld een bestelling op het juiste adres af te leveren. Sterker nog het is verplicht voor bedrijven om jouw gegevens op een factuur te vermelden, Bedrijven moeten voorzichtig om gaan met deze informatie. Hoe? Dat lees je in de volgende alinea.
AVG en NAW-gegevens, hoe werkt dat?
Je wil natuurlijk niet dat jouw gegevens overal zomaar liggen aangezien je aan de hand van de NAW-gegevens je gehele identiteit bloot kan leggen. Het valt dan ook onder gevoelige informatie. Eerder werden dit soort gegevens weleens onderling doorverkocht om reclame te versturen. Gelukkig is dit niet meer mogelijk met de AVG wet. Wellicht heb je niet van de AVG gehoord maar wel van de privacywet. Dat is dezelfde wet maar een andere bewoording. Deze wet is sinds 25 mei 2018 van kracht. Het is een wet die niet alleen in Nederland geldig is maar in de hele Europese Unie.
Wat houdt het precies in? Je gegevens mogen alleen gebruikt worden vanuit het doel dat ze verstrekt zijn. We nemen als voorbeeld het verzenden van een pakketje. Jij hebt je NAW-gegevens verstrekt voor de factuur van je bestelling en het verzenden ervan. Het bedrijf dat deze gegevens hiervoor heeft verkregen mag alleen jouw gegevens hiervoor gebruiken. Ze mogen het dus niet meer doorverkopen aan andere bedrijven. Een goede stamregel is om als bedrijf enkel de gegevens te vragen die je echt nodig bent. Ook moet een bedrijf een privacy policy hebben. Hierin staat ook de informatie over NAW-gegevens. Er moet in staan hoe de gegevens worden opgeslagen, voor hoelang dit opgeslagen blijft en wanneer het wordt verwijderd. Dit kan je dus bij elke organisatie checken die vraagt naar je gegevens.
Kan je NAW-gegevens zomaar opvragen?
Sinds de AVG wet is het erg lastig geworden om deze gegevens zomaar op te vragen. Als bedrijf kan het prettig zijn om deze informatie op te vragen bij de KVK. Dit heeft natuurlijk alleen zin als het gaat om een freelancer, rechtspersonen of onderneming. Bij de Kamer van Koophandel is het nog mogelijk om de NAW-gegevens op te vragen van bovenstaande groepen. Dat je het kan opvragen betekent niet dat je ze ook mag verwerken. Hiervoor ben je namelijk expliciet toestemming nodig vanuit de persoon.
Waarom zijn NAW-gegevens interessant voor bedrijven?
Als bedrijf kan het hebben van deze gegevens interessant zijn als het gaat om jouw specifieke doelgroep. Stel: Je bent als bedrijf gericht om andere bedrijven in een specifieke branche autogarages en wil een flyer van jullie diensten versturen. Dan is dit alleen mogelijk als je de naam, adres en woonplaats van interessante autogarages zou hebben. Zo’n bestand is daarom super interessant als bedrijf. Voor de AVG-wet gebeurde het heel vaak dat gegevens werden doorverkocht van particulieren en bedrijven. Je begrijpt vast dat je hierdoor als particulier of ondernemer zomaar post en aanbiedingen kon ontvangen.
NAW-gegevens en een arbeidscontract
Een hele andere manier van het verwerken van persoonsgegevens. Je hebt een nieuwe medewerker aangenomen en je wil een arbeidscontract opstellen. Moet je dan ook de NAW-gegevens hebben? Als werkgever ben je verplicht om bepaalde informatie van je nieuwe werknemer te verwerken. Hieronder vallen ook de gegevens van je naam, adres en woonplaats. Een werkgever heeft zelfs ook een Burgerservicenummer nodig.
Je naam, adres en woonplaats dienen ook vermeld te worden op het arbeidscontract. Dit is verplicht om duidelijk te vermelden wie met wie het arbeidscontract heeft afgesloten.
Ook een werkgever moet kunnen aangeven hoelang deze gegevens worden bewaard nadat je uit dienst bent getreden.
