Tips voor een goede administratie van de Belastingdienst

Als ondernemer startende ondernemer komen er ontzettend veel dingen op je af. Het regelen van belastingzaken is voor ondernemers vaak iets nieuws en soms wat ingewikkeld. Een goede administratie is de basis voor een succesvolle onderneming. In de administratie wordt vastgelegd wat voor activiteiten in een onderneming gebeuren, er wordt voldaan aan wettelijke verplichtingen en je kan op elke moment zien hoe het financieel met je bedrijf gaat. De administratie is de basis voor je periodieke belastingaangiften. Maar wat maakt een administratie nou een goede administratie? In dit artikel geven Ferry Hoogerheijde en Britt van Smeerdijk tips en ervaringen. Ferry is startersvoorlichter van de belastingdienst en Britt is de Freelancer van het jaar 2018.

Ferry: “Hoe je jouw administratie precies inricht, hangt helemaal af van het type bedrijf. Vanuit de fiscus zijn er een aantal voorwaarden. Allereerst moet de administratie passen bij jouw onderneming. Als je op de markt groente en fruit verkoopt, heb je een andere administratie nodig dan als je als consultant werkt. Daarnaast moet de administratie actueel, raadpleegbaar en controleerbaar zijn, en is er een bewaarplicht van 7 jaar.”

Up to date en toegankelijk

Het is belangrijk om op regelmatige basis je administratie bij te werken. Afhankelijk van de omvang van je onderneming kan je dit bijvoorbeeld wekelijks of 2-wekelijks doen. Zorg ervoor dat je altijd je administratie kan raadplegen, door bijvoorbeeld te werken met online software. Hierdoor weet je altijd precies hoe het met je bedrijf gaat. Een up-to-date boekhouding zorgt ervoor dat je gemakkelijk je BTW aangifte kan doen. Elk kwartaal moet je binnen 1 maand je BTW aangifte doen en met een up-to-date toegankelijke administratie wordt dit een eitje.

De toegankelijkheid is niet alleen belangrijk voor jezelf, maar ook voor de Belastingdienst. Je administratie zou binnen redelijke termijn gecontroleerd moeten kunnen worden bij een belastingcontrole. Online administratie software zijn hier ideaal voor. Daarnaast zijn er ook nog regels mbt het bewaren van je administratie. Je bent verplicht om de administratie 7 jaar te behouden. In sommige gevallen zelfs 10 jaar. Dit hoeft niet hardcopy, maar digitale opslag is voldoende.

Ondernemer Britt van Smeerdijk, die in 2018 werd uitgeroepen tot ‘Freelancer van het jaar’, kiest voor online boekhouden. Britt: “Ik startte Booming productions in 2016. Het eerste kwartaal deed ik mijn administratie zelf. Helaas miste ik de deadline voor de kwartaal btw-aangifte en kreeg ik een naheffingsaanslag en een boete. Dat wilde ik niet nog een keer meemaken. Ik heb de hulp ingeschakeld van een adviseur en werk nu met een online boekhoudpakket. Online boekhouden is voor mij de ideale oplossing. Hiermee houd ik sturing op mijn bedrijfsvoering en leer ik tijdens het doen van mijn administratie.”

“Mijn financieel adviseur corrigeert mij wanneer ik fouten maak bij bijvoorbeeld het invoeren van mijn bonnen en facturen. Ook wees hij mij op de diverse ondernemersfaciliteiten waar ik als ondernemer voor de inkomstenbelasting recht op heb. Ik heb inmiddels geen recht meer op de startersaftrek, maar ik heb nog wel recht op de zelfstandigenaftrek en de MKB-winstvrijstelling. Hierdoor mag ik een bepaald bedrag van mijn winst aftrekken, waardoor de belasting die ik moet betalen lager wordt.

Zulke tips en hulp op afstand zijn fijn. Er komt al zoveel kijken als je een onderneming start, ik verdiep me liever in dingen die ik écht leuk vind.”

Tips van Britt voor een goede administratie:

• Houd je zakelijke- en privéadministratie gescheiden.
• Is een factuur betaald? Reserveer dan direct het btw-bedrag en een bedrag voor de inkomstenbelasting. Als je dit apart zet, weet je precies hoeveel je van de betaalde factuur overhoudt en je dus kunt besteden.
• Verdiep je in de diverse ondernemersfaciliteiten die er zijn, mogelijk heb je er recht op. Ik heb laatst bedrijfsmiddelen aangeschaft, zoals een laptop. Omdat ik in één jaar in totaal meer dan € 2.300 had besteed aan bedrijfsmiddelen kon ik hier gebruik van maken. Een extra aftrekpost waardoor ik minder belasting hoef te betalen. Als je net start met ondernemen, helpen alle kleine beetjes.