Rittenregistratie

Een ondernemer zal graag zicht hebben op alle inkomsten en uitgaven, dus ook op de kosten van het gebruik van de auto of auto’s van de onderneming. Maar ook vanwege de bijtelling voor het eventueel privégebruik van de auto van de zaak is het dus noodzakelijk om een goede rittenregistratie bij te houden.

Eisen Rittenregistratie

Met een sluitende (en controleerbare) rittenregistratie kan men immers bewijzen dat er, op kalenderjaarbasis, niet meer dan 500 privékilometers met de auto van de zaak zijn gereden. In de rittenregistratie moet in ieder geval het volgende worden geregistreerd:

  • Het merk, type en kenteken van de auto
  • De periode waarin men de auto ter beschikking heeft
  • De gegevens van iedere rit, te weten de datum, tijden, vertrek- en aankomstadressen, gereden afstand en beschrijving van de route als het niet de kortste en/of meest voor de hand liggende route is

Uiteraard dient men ook bij iedere rit ook aan te geven of het een zakelijke of privérit is. Houd er rekening mee dat de rittenadministratie controleerbaar moet zijn, bijvoorbeeld aan de hand van de kantooragenda, orderformulieren, nota’s, elektronische routeplanners of vrachtbrieven. Zo moet elke gereden kilometer niet alleen worden geregistreerd maar ook verantwoord.



Naast het handmatig bijhouden van ritten is het ook mogelijk om rittenregistratie bij te houden op basis van GPS. Je kan hierbij denken aan systemen zoals Ritassist. Met een dergelijk systeem wordt er een GPS kastje in de auto ingebouwd die via een data verbinding de ritten automatisch registreert. Dit kan zeer handig zijn als een auto door meerde bestuurders wordt bestuurd of gewoon om problemen te voorkomen.