Openstaande Facturen

In bijna alle gevallen zullen facturen nagenoeg binnen de gestelde termijn worden betaald. Sommige bedrijven hanteren wel eens een wat ruimere termijn of gaan pas betalen als er een herinnering wordt gestuurd. Uiteraard zijn er ook bedrijven die in betalingsproblemen verkeren, het niet eens zijn met de geleverde prestatie of er gewoon een slechte betalingsgewoonte op nahouden.

Eerste betalingsherinnering

Om er voor te zorgen dat ook wat langer openstaande facturen nog redelijk op tijd worden betaald is het belangrijk om niet te lang te wachten met betalen. Omdat er in de meeste gevallen geen enkele sprake van kwade zin is, is het een goede gewoonte om ook in een betalingsherinnering een normaal en beleefd taalgebruik te hanteren.
De praktijk leert dat nagenoeg alle openstaande facturen door de afnemers worden betaald zodra zij een betalingsherinnering hebben ontvangen.

Telefonisch contact
Als de afnemer na ruim een week nog niet heeft betaald is het tijd voor een volgende herinnering. Nu is het raadzaam om telefonisch contact met de klant op te nemen. De klant weet dan al dat hij in gebreke is dus ook nu kan de toon van het gesprek vriendelijk blijven. Niettemin is het wel de bedoeling dat de afnemer meldt dat binnen een bepaalde termijn te gaan betalen of dat duidelijk maakt problemen met de factuur, de geleverde prestatie of de liquiditeit te hebben. Een telefoongesprek leent zich daar uitstekend voor en levert door de persoonlijke benadering vaak een goed resultaat op. Uiteraard worden alle gegevens van dat gesprek vastgelegd.

In veel gevallen zal de factuur nu alsnog worden betaald. In geval van twijfel kan het raadzaam zijn om de in het telefoongesprek gemaakte afspraken per e-mail, fax of brief te bevestigen. De afnemer weet dan dat u hem/haar aan de gemaakte afspraken zult houden.

Mocht de klant aangeven dat er problemen met de factuur of de geleverde prestatie te hebben is het zaak om hier niet direct over in discussie te gaan maar om alles even uit te zoeken en er over terug te bellen. Als de zaak dan wél duidelijk is of als de problemen zijn verholpen zal de factuur meestal alsnog binnen een redelijke termijn worden betaald.

Maar als de ondernemer tijdens het telefoongesprek naar uitvluchten zoekt kan men het beste beslist en standvastig overkomen om de afnemer zo toch zover te krijgen dat deze toezegt te gaan betalen. Dat gesprek wordt uiteraard schriftelijk bevestigd.

Tweede aanmaning
Mocht de afnemer nog niet tot betaling zijn overgegaan is het tijd voor een tweede betalingsherinnering. Ook deze herinnering kan in een beleefde vorm worden geschreven maar ook vermelden dat er bij het uitblijven van de betaling mogelijk incassomaatregelen worden genomen waarvan de eventuele bijkomende kosten voor rekening van de afnemer zijn.
 

Incasso- en juridische maatregelen

In het geval dat een betaling nog steeds uitblijft dan rest er weinig anders dan naar een incassobureau of deurwaarder te gaan. De extra kosten die daar mee gepaard gaan zijn voor rekening van de afnemer.

Mocht ook dat geen resultaat opleveren kan men overwegen om de betaling middels juridische maatregelen af te dwingen. Hier zijn echter hoge kosten mee gemoeid die men niet altijd bij de afnemer kan declareren. Als men een rechtsbijstandsverzekering heeft biedt deze wellicht dekking voor de kosten van een juridische procedure.

Incassokosten en boeterente

Als een betaling langer uitblijft is het toegestaan en ook heel gewoon om boeterente te vorderen over het openstaande bedrag. Hiervoor hanteert men de wettelijke, door de overheid vastgestelde rente. Deze rente bedraagt momenteel (in 2013) 8%. Deze hoogte werd in 2011 bepaald door de lidstaten van de Euopese Unie in het kader van een reeks maatregelen om wanbetalers binnen de EU strenger aan te pakken. Er is toen afgesproken dat bedrijven die binnen de Unie die hun rekeningen te laat betalen in alle lidstaten een boeterente van 8 procent moeten betalen.
Bovendien heeft een bedrijf, als de rekening niet op tijd wordt voldaan, de mogelijkheid om naast de 8 procent boeterente ook een onkostenvergoeding van 40 euro in rekening te brengen.