Eisen aan een Factuur
De overheid heeft vastgesteld aan welke eisen een factuur moet voldoen. Aan de hand van de aard van de geleverde producten of diensten of het bedrijf zijn er nog wat variaties. Normaliter dient een zowel een papieren als een digitale factuur de volgende items te bevatten:
- De volledige bedrijfsnaam
- De volledige (bedrijfs)naam van de afnemer
- De adresgegevens van de afnemer
- Het BTW-nummer van het bedrijf dat de prestatie levert
- Het KvK-nummer van het bedrijf dat de prestatie levert
- De datum waarop de factuur is gemaakt en verzonden
- Een uniek volg- oftewel factuurnummer
- Een duidelijke omschrijving van de geleverde goederen of diensten
- Het aantal geleverde goederen of diensten
- De datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd
- De datum van een eventuele vooruitbetaling
- Zo mogelijk en indien van toepassing: de eenheidsprijs van de geleverde spullen of diensten
- Het bedrag exclusief BTW dat in rekening wordt gebracht
- Het BTW-tarief dat men in rekening brengt
- Het BTW-bedrag
Uiteraard is het ook niet meer dan normaal om het totaalbedrag te vermelden, alsmede de betalingsgegevens. We zullen de voornaamste zaken uit de factuur nog even nader toelichten.
Bedrijfsnaam op Factuur
In principe vermeldt men hier de juridische naam. Men mag ook de handelsnaam vermelden mits die in combinatie met het adres en woonplaats bij de Kamer van Koophandel is geregistreerd. Als het bedrijf uit meerdere fiscale eenheden bestaat is vermeldt men normaliter de naam van het onderdeel dat de prestatie levert op de factuur.
Adresgegevens op de factuur
Het volledige adres van de onderneming dat de prestatie levert, te weten het adres waar de onderneming daadwerkelijk is gevestigd. Het is niet voldoende om alleen een postbusnummer te vermelden.
Factuurnummer
Het is verplicht om opeenvolgende factuurnummers te hanteren. Het is wel toegestaan om verschillende reeksen voor afzonderlijke bedrijfsactiviteiten te gebruiken. Zo kan men voor bijvoorbeeld de winkelverkoop en de webshop aparte reeksen factuurnummers gebruiken, zolang ze per reeks maar wel doorlopend zijn genummerd.
Omschrijving geleverde diensten/producten
Om ieder misverstand over de geleverde prestatie te voorkomen is het aan te raden om een duidelijke omschrijving inclusief eventuele bijzonderheden zoals leverdatum etcetera te vermelden.
BTW-nummer
Indien men binnen de organisatie meerdere BTW-nummers heeft dient men het BTW-nummer van de organisatie dat de prestatie levert te vermelden.
BTW-tarief
Als de geleverde diensten of producten verschillende BTW-tarieven hebben, dient er voor ieder percentage het BTW-tarief te vermelden. Voor het exacte BTW tarief kan men de website van de Belastingdienst raadplegen. Houd er terdege rekening mee dat zowel de tarieven zelf als de producten waarop men de diverse BTW-tarieven dient toe te passen kunnen verschillen.
Verder is niet wettelijk vastgelegd maar wel zo logisch om ook het totaalbedrag te vermelden, en uiteraard ook de betalingstermijn en het IBAN nummer en/of rekeningnummer plus tenaamstelling zodat de factuur ook daadwerkelijk kan worden voldaan.
Leveringen aan het buitenland
Wie aan buitenlandse bedrijven levert, berekent over het algemeen geen BTW.
Men dient zich er bij leveringen binnen de EU middels een controle van het BTW-nummer van te overtuigen dat men inderdaad met een onderneming te maken heeft. Als bij controle van de administratie blijkt dat de klant geen ondernemer is krijgt men een naheffingsaanslag en moet er alsnog BTW worden betaald over de goederen en diensten die zonder BTW zijn geleverd. Op de factuur moet altijd het BTW-nummer van de afnemer worden vermeld.
Bij de levering van producten aan ondernemers in een EU lidstaat dient men op de factuur aan te duiden dat het een intracommunautaire levering is en op de factuur in elke gewenste taal het volgende te vermelden: ’tabel II, onderdeel a, post 6, Wet OB ’68’ of ‘artikel 138, lid 1, Richtlijn 2006/112’, bij de levering van diensten naar ondernemers in EU-lidstaten vermeld men ook beide BTW-nummers alsmede de tekst ‘BTW verlegd’, zo mogelijk ook in het Engels, Duits of Frans.
Indien men goederen aan landen buiten de EU wordt er geen BTW berekend.
In alle gevallen van levering naar buitenlandse afnemers geldt: de regelgeving is behoorlijk complex, raadpleeg in geval van twijfel altijd de website Belastingdienst of neem contact op met uw boekhouder.
Referentie
Vermeld bij voorkeur ook een referentie. Om de betaling van de factuur niet onnodig te vertragen is het een goede gewoonte om ook een referentie van de afnemer te vermelden. Veel grote bedrijven nemen facturen zonder referentie overigens niet eens in behandeling omdat het voor in een grote organisatie tijdrovend, zo niet zelfs ondoenlijk is om uit te zoeken wie binnen dat bedrijf opdracht voor de levering heeft gegeven.
Betalingsgegevens
Om er voor te zorgen dat de afnemers de factuur ook daadwerkelijk kunnen voldoen is het uiteraard noodzakelijk om het bankrekeningnummer te vermelden. Momenteel gaan de banken over van de klassieke bankrekeningnummers naar de nieuwe IBAN nummers. Vermeld daarom zowel het bankrekeningnummer als het IBAN nummer plus de BIC code, en uiteraard ook de exacte tenaamstelling van de bankrekening.