Veel ondernemers en bedrijven werken met programma’s als Microsoft Word, Powerpoint en Excel. De programma’s zijn onderdeel geworden van ons leven en helpen ons met het schrijven van teksten of het geven van presentaties. Toch wordt Office 365 lang niet door iedereen optimaal benut. In dit artikel geven we 5 tips om het maximale uit Office 365 te halen.

1.     Samenwerken in 1 document

Hét absolute voordeel van Office 365: je hebt overal toegang tot je documenten. Je kan met Office 365 via de interface samen werken aan hetzelfde document. Waar je ook bent, je kan je presentaties geven en bestanden bewerken.  Hieronder leggen we uit hoe je dit aanpakt.

Om te starten log je in op jouw Office 365 account via de portal. Zorg dat je internetverbinding hebt en open OneDrive en selecteer het document waarmee je aan de slag wil gaan.  Ben je op zoek naar een document dat met je gedeeld is? Klik dan op “Gedeeld met mij” en zoek het document dat je wil bewerken. Via “Bewerk in Word Online” kan je online word documenten bewerken.

Wil je met meerdere collega’s aan de slag met hetzelfde document? Geen probleem! Log tegelijkertijd in op hetzelfde document. Je ziet hierbij direct de wijzigingen die je collega’s aanmaken. Je kan er ook voor kiezen om via OneDrive je bestanden te synchroniseren. Je werkt op je lokale PC of laptop in documenten en zodra je ze opgeslagen hebt wordt het document online bijgewerkt. Heb je geen internetverbinding? Bij het eerstvolgende moment dat je online komt worden de bestanden bijgewerkt.

2. Converteer een PDF naar Word

Via Office 365 is het mogelijk om een PDF te bewerken. Je kan hem openen, bewerken en vervolgens als PDF of Word bestand opslaan.

3. Gebruik de functionaliteiten van de diavoorstelling

Tijdens het geven van een presentatie kan je meer doen dan alleen de dia’s doorklikken. Je kan bijvoorbeeld inzoomen op specifieke onderdelen van de slides. Tijdens het gebruik van de diavoorstelling kan je in- en uitzoomen met het vergrootglas. Hierdoor kan je ook meer interactie met je publiek creëren.

4. Gebruik OneNote als digitaal aantekeningen blok

Het programma OneNote is een handig aantekeningen programma uit de Office 365 suite. Toch is het bij veel mensen nog niet bekend. Met OneNote kan je via je toetsenbord of touchscreen aantekeningen maken. Je hoeft tussendoor niet op opslaan te drukken, alle aantekeningen worden automatisch bewaard. Daarnaast is het mogelijk om vanuit de losse pols aantekeningen te maken via het tabblad “tekenen”. Je kan je handschrift later omzetten in getypte tekst.

5. Gebruik Excel voor jouw analyses

Microsoft Excel geeft je snel inzicht in opgebouwde data. Het maken van grafieken, draaitabellen en andere rapporten helpt jou om inzicht te krijgen in gegevens. Selecteer de cellen waarmee je aan de slag wilt en kies vervolgens voor bijvoorbeeld grafieken om de mogelijkheden weer te geven.

Wil je meer weten over alle mogelijkheden? Bekijk dan de website van KPN voor meer informatie over Office 365 bij jou thuis en op kantoor.