Online boekhouden is ontzettend populair onder ondernemers. De reden hiervoor zijn de relatief lage kosten en het grote gemak. Een belangrijk voordeel is dat bij internetboekhouden op elk moment en vanaf elke plek de boekhouding kan worden bijgewerkt. De boekhouding wordt in de browser gedaan, waardoor er geen aparte software gedownload hoeft te worden. Daarnaast hebben online boekhoudsystemen verschillende prijsplannen voor kleine en grotere bedrijven. Door deze schaalbaarheid kan een goed boekhoudpakket van eenmanszaak tot en met bedrijven met veel personeel gebruikt worden. Een ander voordeel is dat de boekhouding op een centrale en beveiligde plek wordt opgeslagen. Hierdoor wordt er door de leverancier toegezien op het aanmaken van backups en andere veiligheid. De systemen zijn is zo ingericht dat meerdere personen gezamenlijk aan één administratie kunnen werken. Dit kan een ondernemer zijn in samenwerking met zijn accountant of met verschillende onderdelen binnen de organisatie.

Online boekhouding en online factureren

Met veel online boekhoudprogramma’s is mogelijk om te factureren. Hierbij wordt via het boekhoudprogramma een factuur aangemaakt en verstuurd. Hierdoor is het niet meer nodig om zelf de factuur op te stellen en te mailen. Daarbij staat de factuur automatisch in de boekhouding en kan het boekhoudprogramma controleren of de factuur betaald is. Deze functies kunnen de startende ondernemer administratieve zorgen uit handen nemen zodat de focus ligt op het ondernemen. Daarbij helpt het versturen van online facturen inclusief een ideal-betalingsmodule enorm om achterstallige betalingen terug te dringen. Debiteuren hebben direct de mogelijkheid om de factuur in orde te maken wat de kans verkleint dat de factuur op een stapel blijft liggen. Tip: Je kunt ook gemakkelijk de software vinden die het beste bij jou past via deze handige vergelijker!

Wat is een boekhouding?

Een administratie is niets anders dan het geordend weergeven van alle inkomsten en uitgaven van een bedrijf. De administratie is het geheugen van uw bedrijf waarbij u de meest belangrijkste gegevens, voor een verantwoorde bedrijfsvoering, direct kunnen worden afgeleid. Een goede administratie is dan ook een bron van informatie en de slagader van elke onderneming. Statistieken hebben uitgewezen dat ondernemers met een goede en bijgewerkte administratie een grotere kans van slagen hebben. Het bijhouden van een financiële administratie is vaak een tijdrovende en intensive bezigheid. Grotere administratieve klussen zoals jaarrekening, omzet- en inkomstenbelasting, salarisadministratie worden dan ook vaak uitbesteed aan accountants, boekhouders of loonadministratiekantoren. Dit is niet voor niets, vaak komt er gespecialiseerde kennis bij kijken om een goede administratie te voeren. Het is daarom van groot belang om, in de beginfase van de door u te starte onderneming, u zich te laten informeren door professionals op dit vakgebied.

Voordelen online boekhouden

Het grote voordeel van internetboekhouden is dat men op elk gewenst moment en op elke plek de boekhouding kan bijwerken en in kan zien. Er hoeft geen speciale software te worden geïnstalleerd. Vanaf een centraal en beveiligd datacentrum wordt gezorgd voor het beheer van de gegevens en het maken van reservekopieën. Het systeem is zo ingericht dat meerdere personen gezamenlijk aan één administratie kunnen werken. Dit kan een ondernemer zijn in samenwerking met zijn accountant of met verschillende onderdelen binnen de organisatie.

Onlineboekhoud programma’s zijn opgebouwd volgens de zogenaamde “stappenmethode”. De gebruikers hoeven geen ingewikkelde velden in te voeren, maar worden op eenvoudige, gebruikersvriendelijke wijze door het programma geleid.

Veilig online boekhouden

Net zoals bij bankieren via internet speelt beveiliging bij dit systeem een belangrijke rol. Daarom is aan de dit punt veel aandacht besteed. De aanmelding in het systeem geschied met behulp van een gebruikersnaam en een wachtwoord. Al het dataverkeer tussen de gebruiker en de servers wordt beveiligd en versleuteld verstuurd. De locatie waar de machines staan waarop de administratie wordt gevoerd, is zeer goed beveiligd. Per gebruiker is eenvoudig aan te geven welke gegevens afgeschermd moeten worden, terwijl de overige data wel getoond of ingevoerd mogen worden.

Boekhoudprogramma’s zijn buitengewoon veelzijdig en bieden vele mogelijkheden o.a. voor budgetteren, automatisch afletteren, projectadministratie, onkostenregistratie, periodieke rapportage, enz.

Om van dit nieuwe systeem gebruik te kunnen maken hoeft men slechts te beschikken over een internetverbinding en een PC. Er hoeft verder geen apparatuur of licentie te worden aangeschaft. Men neemt een abonnement voor een vast bedrag per maand. De opzet van het systeem is zeer geavanceerd. Dat betekent dat veel gebruikers gebruik kunnen maken van dezelfde installatie. Daardoor kan de abonnementsprijs drastisch omlaag. De gegevens worden per klant in een aparte database opgeslagen.

Regels omtrent online boekhouden

Op grond van het Burgerlijk Wetboek bent u verplicht een financiële administratie bij te houden. De Algemene Wet inzake Rijksbelastingen bepaalt dat u boeken en bescheiden moet bewaren, die van belang zijn voor de heffing van vennootschap-, omzet- en inkomstenbelasting. Die verplichting komt erop neer dat u alles wat financiële gevolgen heeft voor de onderneming systematisch moet vastleggen in een administratie. U bent wettelijk verplicht deze administratie 7 jaar te bewaren. Ook de belastingdienst hanteert een bewaarplicht van 7 jaar voor de basisgegevens van uw administratie. In verband met de herzieningstermijn van de aftrek voorbelasting voor onroerende zaken, moet u de gegevens van onroerende zaken tien jaar bewaren.