Een kantoor kan vele functies
hebben. U kunt er vergaderen, mensen ontvangen, personeel
laten werken. Voor sommige van ons is het kantoor een
plaats waar men veel verblijft voor andere is het een
stukje administreren van gegevens. Startende ondernemers
die vanuit huis werken is dit een plaats met een laag
ARBO- gehalte. Men heeft een oude tafel en een bijpassende
stoel gevonden waar men de administratie of andere zaken
organiseert. Natuurlijk moet u niet gelijk voor duizenden
euro’s aan meubilaire investeren, maar het moet
respectabel ogen en bovenal moet u er gezond kunnen
werken. Vergist u niet, vier uur op een ongezonde stoel
kan op den duur gevolgen hebben voor uw houding en lichaam.
INRICHTING
Goed gereedschap hoeft
niet duur te zijn maar wel safe.
Om goed te kunnen werken heeft u goed gereedschap nodig,
toch? Een mooie auto om mee voor te rijden, een goede
computer om mee te werken, wij willen en moeten een
goede indruk maken op onze gesprekpartners. Nu, een
gezonde werkplek is de basis om lekker te kunnen werken.
De richtlijnen van de ARBO- dienst zijn niet voor
niets in het leven geroepen. Dit betekent niet dat
u het duurste, modernste of het nieuwste van het nieuwste
moet kopen. Kijk in ieder geval wel of het ARBO goedgekeurd
is! Kantoormeubelen zijn financieel aantrekkelijk
om deze tweedehands aan te schaffen. Een bureau heeft
meestal een nieuw blad en het onderstel is zo goed
als nieuw. Ook zijn deze meubelen direct leverbaar
en thuis te bezorgen en te monteren. Ook handige opbergkasten,
stoelen, enz… Er zijn ondernemers die hier in
gespecialiseerd zijn. Het is geen schande maar een
slimme zet om uw spullen in eerste instantie tweedehands
aan te schaffen, het kost u n.l. een fractie van de
nieuwwaarde. Natuurlijk kunt u ook nieuw aanschaffen.
Bij IKEA
vind u heel veel voor een redelijke prijs.
De werkplek
De stoel
De verlichting
Tot slot
U zult een groot deel van de dag aanwezig zijn op uw
werkplek en het is daarom van belang dat u zich er ook
prettig voelt. Laat uw persoonlijke smaak meetellen
in de keuze. Het zal de werksfeer verhogen, wat weer
ten goede komt in de productiviteit.
Bij de inrichting van uw werkplek
moet u eerst duidelijk hebben wat u er gaat doen en
wat u er voor nodig heeft. Dit hangt af van de aard
van de werkzaamheden en het aantal mensen dat er werkt.
Hieruit volgt dan als vanzelf een lijst van wat u aan
moet schaffen. Met die lijst van wensen gaat u dan op
zoek. Er zijn vele catalogussen verkrijgbaar op verschillende
gebieden en misschien is het wel raadzaam om die eerst
thuis eens rustig door te kijken. Zo krijgt u een goed
beeld van wat er zoal te krijgen is en wat de prijzen
zijn. Daarna kunt u gericht op pad. Sla bij u zoektocht
zeker niet de tweede hands zaken over. Zij hebben vaak
een groot assortiment tegen een redelijke prijs, zeker
de moeite van een bezoekje waard.
Bereikbaar zijn
Mensen die contact met u zoeken, moeten u probleemloos
kunnen bereiken. Vooral voor eenmanszaken, als u onderweg
of in gesprek bent, kan telefonische bereikbaarheid
een lastige zaak zijn. Dit kunt u op de volgende manieren
eenvoudig ondervangen:
• Neem ISDN: U heeft
dan meerder lijnen. Uw klanten horen dan in ieder
geval niet steeds de ingesprektoon en u kunt door
middel van wisselgesprek ook andere binnenkomende
lijnen overnemen.
• Bent u onderweg, dan kunt de telefoon doorschakelen
naar uw privé nummer, uw mobiele telefoon of
uw semafoon.
• Bent u veel weg en is het bezwaarlijk als
u onderweg wordt onderbroken door uw telefoon (bij
bv besprekingen of werkzaamheden die dit niet toestaan),
dan kunt u ook gebruik maken van telefonische antwoorddiensten.
Zij kunnen uw klanten niet helpen, maar wel een terugbelnotitie
maken.
• Ook kunt u gebruik maken van voicemail of
antwoordapparaat. Dit is niet een echt klantvriendelijke
oplossing, en komt vaak zeer onpersoonlijk over. Zorg
er in ieder geval wel voor dat u iedere dag de berichten
afluistert en zo snel mogelijk contact opneemt met
de klant.
• Heeft u een website zorg dan voor een duidelijke
link naar uw e-mail adres. Ook hierbij geldt dat u
e-mails zo snel mogelijk moet beantwoorden. Al is
het maar met de reactie dat u het bericht heeft ontvangen
en later uitgebreid zult beantwoorden.
Bereikbaarheid vergroten
Met deze handige tips komt u al een heel eind met het
vergroten van uw telefonische bereikbaarheid.
• Meten is weten. Bel
zelf eens een aantal nummers van uw eigen bedrijf
en ervaar hoe het gesteld is met de bereikbaarheid.
Op deze wijze kunnen mogelijke knelpunten snel in
beeld worden gebracht.
• Meer is niet altijd beter. Verschillende telefoonnummers,
mobiele nummers, faxnummers, e-mailadressen en websites
kunnen bij uw klanten tot verwarring leiden. Visitekaartjes
worden steeds onoverzichtelijker. Maak helder en duidelijk
op welke wijze uw klanten u het best kunnen bereiken.
Wees gedisciplineerd en neem de telefoon snel op,
lees uw e-mail en luister de voicemail minimaal één
keer per dag af. Bereikbaarheid blijft mensenwerk.
• Gebruik geautomatiseerde beantwoordingssystemen.
De wachttijd aan de telefoon kan tijdens piektijden
worden bekort door het inzetten van 'voice response'
of wachtrijmelder.
Als het wachten aan de telefoon te lang duurt, sturen
klanten vaak een e-mail. Maar ook hier wil het nog
wel eens een tijdje duren voordat ze een 'reply' krijgen.
Stuur uw klanten daarom altijd direct een ontvangstbevestiging
per mail met daarin aangegeven wanneer ze antwoord
op hun vraag kunnen verwachten.
• Schakel door naar mobiele toestellen. Op deze
wijze bent u bereikbaar ook als u niet op de zaak
bent.
Uw eigen secretaresse!
Het voordeel van een telefoonservice en/of secretariële
ondersteuning is dat er geen telefoniste of secretaresse
permanente op uw loonlijst staat. Deze zo genoemde tele-
service bureau’s bieden u telefoonservice en beantwoordt
uw telefoon wanneer, hoe vaak en hoe u dat wilt. U schakelt
eenvoudig uw telefoon door naar een voor u gereserveerd
telefoonnummer. Deze tele- service bureau’s verrichten
het werk efficiënt en goed en denken met u mee.
Doordat zij met een klein vast team van telefonistes
werken zorgt dit voor herkenning wanneer uw klanten
vaker contact met u opnemen.
Service
Tele- service bureau’s verzorgen een compleet
assortiment secretariële services. Zij verwerken
uw informatieaanvragen en doen de follow-up hiervan.
Zij kunnen ook door u aangeleverde tekst verwerken van
bijvoorbeeld uw brieven, rapporten, jaarverslagen, etcetera.
Zonodig corrigeren en redigeren zij deze. Ook kunnen
zij uw vertalingen en uw presentaties verzorgen. Indien
u een opdracht heeft met een spoedeisend karakter kunnen
deze tele- service bureau’s ervoor zorgen dat
de deadline gehaald wordt. Kortom u kunt vrijwel alles
wat een secretaresse doet aan deze tele- service bureau’s
uitbesteden. Het loont zeker de moeite als u onberijkbaar
bent of zelf veel acquisitie gesprekken voert. Uit cijfers
blijkt dat Nog steeds kampt meer dan de helft van het
Nederlandse bedrijfsleven met bereikbaarheidsproblemen.
U als ondernemer weet hoe moeilijk het is om altijd
bereikbaar te zijn. Bereikbaarheid is noodzakelijk om
geen order te missen en te zorgen voor optimale klanttevredenheid.
Laat u informeren naar de mogelijkheden, blijf bereikbaar.
