DRUKWERK

Presenteer uw bedrijf!
Uw (bedrijfs-) presentatie begint bij het verzenden van briefpapier, enveloppen, nota's, formulieren, offerte enz… kortom de correspondentie. Hoe vaak wordt een onverzorgde (onprofessionele) correspondentie aan de kant geschoven? Uw beste klant wilt u toch zo niet verliezen? Ja, u moet er voor zorgen dat alles, echt alles er zo professioneel mogelijk uit ziet om te scoren. Kijk eens naar andere bedrijven om u heen hoe deze hun correspondentie voeren en uitvoeren. Het is heel belangrijk hier aandacht aan te besteden. Deze producten vormen immers het visitekaartje van uw bedrijf.

Wat heb ik nodig?
Als startende ondernemer heeft u het volgende drukwerk nodig:
Visitekaartjes
Briefpapier en enveloppen
Folder of brochure
Eventueel verpakkingsmateriaal

HANDELSDRUKWERK

Visitekaartjes
Tegenwoordig zijn visitekaartjes zo gebruikelijk dat u onprofessioneel overkomt als u ze niet hebt. Ze zijn handig bij een eerste contact en onderstrepen (uitgevoerd in huisstijl) de identiteit van uw onderneming.

Briefpapier en enveloppen
Documenten als offertes, uitnodigingen en facturen print u op briefpapier in uw eigen huisstijl. Als ook de enveloppen in uw huisstijl zijn uitgevoerd, is uw uitgaande post helemaal áf.

Folder of brochure
Het is belangrijk dat u ook beschikt over drukwerk waarin u iets meer over uw bedrijf vertelt. Dit kan met een folder of brochure die u aan uw klanten of relaties kunt geven, of naar potentiële klanten kunt sturen. Houdt u daarbij aan de volgende richtlijnen:
Probeer u te richten op wat uw lezers willen weten over uw bedrijf.
Ga niet te veel in op de technologische details.
Neem geen informatie op die binnen een jaar verouderd is.

naar boven

KOSTEN EN UITVOERING

Investeren in uiterlijk
U kunt kapitalen besteden aan de ontwikkeling van huisstijl, opmaak en tekstschrijvers, maar u kunt ook al voor rond de 500 en 1.500 euro klaar zijn. Informeer dus vooraf, en zorg dat u weet wat u wilt. Drukkosten worden bovendien verhoudingsgewijs lager naarmate de oplage hoger wordt. Ga als volgt te werk:
Formuleer in een briefing zo precies mogelijk wat u wilt overbrengen aan uw klanten en welk imago u wilt hebben.
Spreek met de vormgever en/of tekstschrijver af wat de te ontwikkelen producten zijn: logo's, briefpapier, brochures en dergelijke.
Vraag of de vormgever ook de voorbereiding en begeleiding bij uw drukker kan regelen.
Reken voor de totale productietijd minstens twee tot drie maanden, van briefing tot het moment dat u de spullen in huis hebt.
Zorg dat bedrijfsnaam, adres, telefoon- en faxnummers, domeinnaam, e-mailadres, KvK-nummer, btw-nummer en zakelijk rekeningnummer vaststaan voordat de drukker aan het werk gaat. Het vermelden van uw KvK-nummer, btw-nummer en zakelijk rekeningnummer op uitgaand drukwerk is overigens verplicht.

naar boven

Papier
Er bestaan duizenden papiersoorten, kleuren en formaten. Vraag een drukker om advies bij het uitzoeken van een papiersoort die perfect bij uw bedrijf past en/of het mooiste drukwerk oplevert.

Gekleurd papier
Er zijn vele kleuren papier. Gebruik gekleurd papier voor uw eigen overzichtelijke verwerking.
v.b. groen voor inkomend faxpapier, bauw voor e-mail afdrukken en geel voor notitie. Zo kunt u met een oogopslag alles snel en eenvoudig herkennen. Bij bestelling van onbedrukt (gekleurd) papiermoet u rekening houden met een minimale afname van 1 pak (500 vel A4).

Speciaal papier
U kunt ook kiezen voor een speciale papiersoort voor uw drukwerk, bijvoorbeeld met een specifieke kleur, structuur of met andere eigenschappen? Speciaal papier heeft ook een speciale prijs. Sommige bedrijven hebben speciaal papier met een watermerk.

Papierformaten
Hieronder een overzicht van de exacte maten van de A-formaten.

- A6 105 x 148,5 mm
- A5 148,5 x 210 mm
- A4 210 x 297 mm
- A3 297 x 420 mm
- A2 420 x 594 mm
- A1 594 x 840 mm
- A0 840 x 1188 mm

naar boven

ZELFDOEN?

Brieven
Al uw correspondentie behoort met een zelfde uniformiteit en herkenbaarheid te worden opgemaakt. Logo, lettertype en grote, aanhef enz, enz… Deze vaste gegevens zijn allemaal beschreven in een huisstijlboek (zie onderwerp vormgeving, huisstijl) Uw presentatie moet herkenbaar zijn. Een goed voorbeeld zijn de blauwe enveloppe van de belastingdienst.

Laat een standaard (layout) briefpapier drukken en print er zelf de gegevens op welke correspondentie het betref, een factuur, aanmaning, offerte, nota enz… Een aparte volgbrief, nota en/of offerte laten drukken geeft een goede verzorging weer, maar als u jaarlijks 30 stuks vervolgbrieven verstuurd heeft u een grote voorraad aan papier liggen. Mocht het blijken dat u in de loop van het jaar meerdere facturen, aanmaningen, offerten, nota’s enz… nodig heeft, kunt u altijd kiezen voor apart drukwerk.

Formulieren
Formulieren, met verschillende mogelijkheden om in te vullen, zijn moeilijk in een keer goed op te maken. Het uitkristalliseren van een document heeft tijd in het veld (bij de klant) nodig. Vaak is een formulier binnen drie maanden een paar keer aangepast en weer verbeterd. Het zal een dure grap worden als je wekelijks weer nieuwe formulieren moet laten drukken omdat er weer wat veranderd is. Maak uw formulieren dan ook zo dat de huisstijl en/of het logo een vaste plaats hebben in de opmaak van uw formulier en de inhoud door u zelf geprint kan worden. Dit is wel even passen en meten maar het bespaard u veel geld door de eerste formulieren zelf te maken.

Kleuren
Als u zelf gaat afdrukken is het beste om zwart te printen en uw gekleurde logo op een standaard briefpapier voor te laten drukken door de drukker. Alles wordt beoordeeld door uw aankomende-/ klanten, bewust of onbewust.

naar boven